Wszyscy przedsiębiorcy (oraz osoby prowadzące indywidualne gospodarstwa rolne), bez względu na to czy są wpisani do CEIDG czy do KRS, mają nadany numer REGON, czyli numer Krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej. Jest to numer statystyczny nadawany bezpłatnie. W przypadku osób fizycznych z numerem REGON jest podobnie jak z NIPem, tzn. likwidacja działalności gospodarczej i ponownie jej zarejestrowanie po jakimś czasie, nie spowoduje zmiany tego numeru; będzie on taki sam. Ten sam numer pozostanie także spółkom handlowym (jawnym, komandytowym, sp. z o.o., itd.), jeśli zmienią formę prawną, czyli przekształcą się w inną spółkę.
!!! Główny Urząd Statystyczny (GUS) prowadzi Bazę Internetową REGON. Na tej stronie znajduje się wyszukiwarka, umożliwiająca odnalezienie przedsiębiorcy po jednym z numerów identyfikacyjnych tzn.: REGON, NIP lub KRS, a także po adresie siedziby. Wpisy z tej bazy są aktualne i zgodnie z ustawą są potwierdzeniem dokonania wpisu tych informacji w rejestrze REGON. Oznacza to tyle, że jeśli wydrukujemy sobie taki wpis ze strony GUSu, będzie on honorowany przez wszystkie sądy i urzędy. Jest więc szybko i za darmo.
Gdyby z jakichkolwiek względów ktoś potrzebował wydruku „z pieczątką”, urzędy wydają takie zaświadczenia, ale już odpłatnie. Jak informuje na swojej stronie GUS, indywidualne odpłatnie wyciągi mogą zawierać: numer REGON, nazwę przedsiębiorcy, jego adres, numer telefonu i faksu, adres poczty elektronicznej oraz strony internetowej (jeśli te dane kontaktowe podano do rejestru, a w przypadku podmiotów wpisanych do CEIDG dodatkowym warunkiem jest wyrażenie zgody na udostępnienie), numer NIP i informacje o jego unieważnieniu lub uchyleniu, formę prawną działalności, formę własności, wykonywaną działalność (w tym przeważającą), daty: powstania, rozpoczęcia, zawieszenia i wznowienia działalności, wpisu do ewidencji lub rejestru, orzeczenia o ogłoszeniu upadłości, zakończenia postępowania upadłościowego, zakończenia działalności, skreślenia z ewidencji lub rejestru, wpisu oraz skreślenia z rejestru, a także nazwę organu rejestrowego lub ewidencyjnego, nazwę rejestru (ewidencji) i nadany przez ten organ numer, informacje o jednostkach lokalnych podmiotu.
Kiedy warto skorzystać z wyszukiwarki REGON?
Szukając lub weryfikując w różnych źródłach informacje o przedsiębiorcach, ich numerach NIP, REGON, KRS, adresach, sprawdzając czy działalność gospodarcza nie została zlikwidowana lub zawieszona, szczególnie kiedy szukamy informacji o spółce cywilnej, gdy potrzebujemy wydruku do dołączenia do pozwu sądowego lub w sprawie administracyjnej.
Zasadniczo, wpisy w rejestrach powinny być tożsame na skutek zastosowania zasady jednego okienka. Czasem jednak warto sprawdzić firmy w różnych źródłach.
Informacje dla przedsiębiorców i osób zamierzających założyć działalność gospodarczą
Dość dawno, bo w 2011 r. zmieniono zasady dotyczące wpisu do rejestru REGON. Wcześniej każdy przedsiębiorca zakładając działalność musiał złożyć wniosek do właściwego – ze względu na siedzibę – urzędu statystycznego. Obecnie obowiązuje tzw. zasada jednego okienka. Oznacza ona, że składając wniosek o rejestrację w CEIDG, dane konieczne do uzyskania wpisu w rejestrze REGON są przesyłane do urzędu statystycznego przez CEIDG. Podobnie sprawa ma się z aktualizacjami np. zmianą adresu, tzn. aktualizujemy wpis w CEIDG, a on przekazuje informacje dalej. Nie ma już więc potrzeby (a nawet możliwości) fatygowania się do urzędu statystycznego.
Podobnie wyglądają zgłoszenia podmiotów wpisanych do KRS. To sąd rejestrowy przesyła konieczne informacje do urzędu statystycznego.
Jest jednak wyjątek od zasady jednego okienka, kiedy to trzeba złożyć lub przesłać wniosek o wpis do urzędu statystycznego. Tym wyjątkiem jest założenie spółki cywilnej. W tym przypadku wspólnicy powinni w ciągu 14 dni od założenia spółki zgłosić ją do urzędu statystycznego osobiście lub przez pełnomocnika. Wniosek i informację o wspólnikach zgłasza się na formularzach (RG-OP i RG-SC) dołączając umowę spółki. Właściwym będzie urząd statystyczny znajdujący się w tym samym województwie. Numer REGON jest nadawany „od ręki”. Mamy tu taką małą „biurokratyczną piramidkę”, gdyż jest on konieczny do uzyskania numeru NIP. Z kolei mając oba numery wspólnicy powinni zaktualizować swoje wpisy w CEIDG.