Istotnym elementem optymalizacji kosztów działalności gospodarczej jest ograniczenie kosztów pracy. Z oczywistych względów muszą one być ponoszone, istnieją jednak sposoby na ich obniżenie. Takimi sposobami, nie ingerującymi w wynagrodzenie pracowników są dotacje, zarówno unijnie, jak i inne np. przyznawane przez powiatowe urzędy pracy (PUP) w przypadku zatrudnienia osoby bezrobotnej. Aby otrzymać dofinansowanie na utworzenie nowego stanowiska pracy należy jednak najpierw, przed zatrudnieniem bezrobotnego, zawrzeć umowę z PUP określającą jakie środki zostaną pracodawcy przekazane i na jakich warunkach. Dofinansowanie jest bezzwrotne, oczywiście z zastrzeżeniem, że nie zostaną naruszone warunki umowy. Jednym z tych warunków jest zatrudnienie bezrobotnego przez okres co najmniej 24 miesięcy. W przypadku naruszenia warunków umowy, kwotę dofinansowania wraz z odsetkami należy zwrócić (w całości lub w części).
Kto może otrzymać dotację na wyposażenie lub doposażenie stanowiska pracy i w jakiej wysokości?
Urząd pracy może zawrzeć z przedsiębiorcą umowę, na podstawie której zrefunduje mu koszty wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy, jeśli zatrudni skierowanego do niego bezrobotnego lub poszukującego pracy opiekuna osoby niepełnosprawnej, który nie jest nigdzie zatrudniony i w ogóle nie wykonuje żadnej innej pracy zarobkowej. Wyłączeni są jednak opiekunowie pobierający świadczenie pielęgnacyjne lub zasiłek opiekuńczy. Wysokość dotacji zostanie określona w umowie. Jej górną granicą jest 6-krotność przeciętnego wynagrodzenia.
Z dofinansowania mogą skorzystać także niepubliczne przedszkola i szkoły, niektóre żłobki i kluby dziecięce oraz podmioty świadczące usługi rehabilitacyjne, producenci rolni zatrudniający przez ostatnie 6 miesięcy co najmniej 1 pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy oraz spółdzielnie socjalne. Artykuł nie omawia szczególnych warunków jakie te podmioty muszą spełnić aby uzyskać dofinansowanie.
Od czego należy zacząć starając się o dotację z urzędu pracy?
I. Wniosek
„Procedurę” rozpoczynamy od złożenia wniosku do urzędu pracy właściwego dla siedziby firmy albo miejsca wykonywania pracy, a nie od zatrudnienia bezrobotnego. Powinien on zostać zatrudniony dopiero po złożeniu i rozpatrzeniu wniosku, podpisaniu umowy, dokonaniu zakupów i ich rozliczeniu oraz kontroli przez PUP, czyli na wyposażonym lub doposażonym w ten sposób stanowisku pracy!
Wniosek jest składany na formularzu, co zapobiega przeoczeniu czy pominięciu istotnych elementów, które należy w nim zawrzeć.
Zgodnie z rozporządzeniem wniosek zawiera:
1. oznaczenie wnioskodawcy, czyli:
* nazwę lub imię i nazwisko,
* adres siedziby albo adres miejsca zamieszkania,
* numer PESEL w przypadku osoby fizycznej,
* numer REGON, jeśli został nadany,
* NIP,
* datę rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej,
* symbol prowadzonej działalności zgodnie z PKD,
* oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności.
2. ilość wyposażanych lub doposażanych stanowisk pracy,
3. informację o wymiarze czasu pracy opiekunów,
4. kalkulację wydatków i źródła ich finansowania,
5. wnioskowaną kwotę refundacji,
6. szczegółową specyfikację wydatków, w szczególności tych na zakup środków trwałych, urządzeń, maszyn, w tym środków niezbędnych do zapewnienia zgodności stanowiska pracy z przepisami BHP oraz wymaganiami ergonomii,
7. rodzaj pracy, jaka będzie wykonywana przez skierowanego bezrobotnego,
8. wymagane kwalifikacje, umiejętności i doświadczenie zawodowe niezbędne do wykonywania pracy,
9. proponowaną formę zabezpieczenia zwrotu refundacji, przy czym zabezpieczeniem może być:
* poręczenie,
* weksel z poręczeniem wekslowym (aval),
* gwarancja bankowa,
* zastaw na prawach lub rzeczach,
* blokada środków zgromadzonych na rachunku bankowym,
* akt notarialny o poddaniu się egzekucji,
10. podpis osoby uprawnionej do reprezentowania wnioskodawcy.
II. Oświadczenia
Do wniosku należy dołączyć oświadczenia (w większości na formularzach lub o ustalonej formule) o:
1. tym, że w okresie 6 miesięcy przed złożeniem wniosku (i później do otrzymania refundacji) żaden pracownik wnioskodawcy nie miał zmniejszonego wymiaru czasu pracy i z żadnym pracownikiem nie rozwiązano stosunku pracy w drodze wypowiedzenia dokonanego przez wnioskodawcę bądź na mocy porozumienia stron z przyczyn niedotyczących pracowników,
2. prowadzeniu przez wnioskodawcę działalności gospodarczej przez okres 6 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku (do tego okresu nie wlicza się czasu zawieszenia działalności gospodarczej),
3. niezaleganiu (w dniu złożenia wniosku) z wypłacaniem wynagrodzeń pracownikom oraz z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych,
4. niezaleganiu (w dniu złożenia wniosku) z opłacaniem innych danin publicznych,
5. nieposiadaniu (w dniu złożenia wniosku) nieuregulowanych w terminie zobowiązań cywilnoprawnych,
6. niekaralności w okresie 2 lat przed dniem złożenia wniosku za przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu, w rozumieniu Kodeksu karnego lub ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary,
7. pomocy de minimis – oświadczenie lub zaświadczenie (jeśli była wcześniej udzielana),
8. informacje określone w przepisach wydanych na podstawie art. 37 ust. 2a ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (niezbędne do udzielenia pomocy de minimis, dotyczące w szczególności wnioskodawcy i prowadzonej przez niego działalności gospodarczej oraz wielkości i przeznaczenia pomocy publicznej otrzymanej w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą, na pokrycie których ma być przeznaczona pomoc de minimis).
Kiedy wniosek o refundację będzie mógł być uwzględniony?
Wniosek będzie mógł zostać uwzględniony, gdy:
1. łącznie z inną pomocą ze środków publicznych udzieloną w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikowalnych, nie spowoduje przekroczenia dopuszczalnej intensywności pomocy de minimis,
2. ze złożonych oświadczeń opisanych powyżej będzie wynikało, że refundacja będzie mogła być udzielona,
3. złożony wniosek jest kompletny i prawidłowo sporządzony, a urząd pracy dysponuje środkami na jego sfinansowanie.
Jak długo wniosek jest rozpatrywany?
Odpowiedź powinna być udzielona przez PUP w formie pisemnej w ciągu 30 dni od dnia złożenia kompletnego wniosku. W przypadku nieuwzględnienia wniosku, powinna być podana przyczyna.
Co dalej, w przypadku zgody na udzielenie dotacji?
Jeśli wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie i zostanie złożone ustalone zabezpieczenie, pomiędzy wnioskodawcą a urzędem pracy zostanie zawarta umowa o refundację. Zgodnie z rozporządzeniem umowa musi zawierać następujące zobowiązania wnioskodawcy:
1. zatrudnienia na wyposażonym lub doposażonym stanowisku pracy bezrobotnego w pełnym wymiarze czasu pracy lub opiekuna osoby niepełnosprawnej co najmniej w połowie wymiaru czasu pracy,
2. utrzymania przez okres co najmniej 24 miesięcy stanowisk pracy utworzonych w związku z przyznaną refundacją,
3. złożenia rozliczenia wydatków zawierającego zestawienie kwot wydanych od dnia zawarcia umowy o refundację na poszczególne wydatki ujęte w szczegółowej specyfikacji (oczywiście nie mogą być sfinansowane wydatki, na które wnioskodawca wcześniej otrzymał już środki publiczne). W przypadku wydatków innych (odbiegających) od zawartych w szczegółowej specyfikacji, ale mieszczących się w kwocie przyznanej dotacji, wnioskodawca może złożyć wniosek o ich rozliczenie, a urząd pracy powinien go uwzględnić, jeżeli stwierdzi zasadność poniesienia tych wydatków, biorąc pod uwagę specyfikę wyposażanego lub doposażanego stanowiska pracy. W rozliczeniu są wykazywane kwoty wydatków z uwzględnieniem podatku VAT, wraz z zaznaczeniem czy wnioskodawcy przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartego w zestawieniu wydatków lub prawo do zwrotu podatku naliczonego,
4. zwrotu otrzymanych środków wraz z odsetkami (w terminie 30 dni od dnia otrzymania wezwania) – w wysokości proporcjonalnej do okresu skrócenia zatrudnienia na utworzonych stanowiskach pracy lub w całości w przypadku naruszenia innych warunków umowy,
5. zwrotu równowartości odliczonego lub zwróconego podatku VAT od zakupionych towarów i usług w ramach przyznanej refundacji, w terminie:
* określonym w umowie o refundację, nie dłuższym jednak niż 90 dni od dnia złożenia przez wnioskodawcę deklaracji podatkowej dotyczącej podatku VAT, w której wykazano kwotę podatku naliczonego z tego tytułu – w przypadku, gdy z deklaracji za dany okres rozliczeniowy wynika kwota podatku podlegająca wpłacie do urzędu skarbowego lub kwota do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy,
* 30 dni od dnia dokonania przez urząd skarbowy zwrotu podatku na rzecz wnioskodawcy – w przypadku, gdy z deklaracji podatkowej dotyczącej podatku VAT, w której wykazano kwotę podatku naliczonego z tego tytułu, za dany okres rozliczeniowy wynika kwota do zwrotu.
Przed skierowaniem bezrobotnego do pracy u wnioskodawcy PUP stwierdza utworzenie stanowiska pracy, jego wyposażenie lub doposażenie.
Szczegółowe informacje oraz formularze, druki, itp. znajdują się na stronach internetowych poszczególnych urzędów pracy.
Podstawa prawna: ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy; rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 lipca 2017 r. w sprawie dokonywania z Funduszu Pracy refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy oraz przyznawania środków na podjęcie działalności gospodarczej (Dz.U. 2017 poz. 1380); ustawa z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej.