Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą?
Można lapidarnie powiedzieć: założenie firmy jest dziecinnie proste. Firmę można założyć całkowicie za darmo, nie wychodząc z domu, przez Internet za pośrednictwem strony administrowanej przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii, znajdującej się pod adresem: https://www.biznes.gov.pl. W ten sposób rejestruje się jednoosobowe działalności gospodarcze (oraz spółki cywilne, o czym w osobnym artykule) wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
Jeśli traficie na inną stronę, której właściciele pobierają opłaty za założenie firmy, wiedzcie, że to strona jednej z wielu firm pośredniczących w rejestracji lub też prowadzącej własne rejestry, o czym również informuje Ministerstwo. Bardzo prawdopodobne jest również, że po założeniu firmy otrzymacie pismo z „zachętą” do wpłacenia określonej kwoty, aby dodać swoje przedsiębiorstwo do rejestru o nazwie łudząco podobnej do CEIDG. Niestety są podmioty, które wykorzystują niewiedzę, aby stworzyć przekonanie, że dokonanie zapłaty jest niezbędne do funkcjonowania firmy, co jest nieprawdą.
Oczywiście prowadzenie działalności w tej formie nie oznacza wykonywania pracy wyłącznie jednoosobowo, samodzielnie. Oznacza jedynie to, że firma posiada jednego właściciela, który oczywiście może zatrudniać pracowników czy też zlecać określone prace. Na gruncie podatku dochodowego, zarobione kwoty stanowią jego przychód, natomiast za zobowiązania firmy odpowiada całym swoim majątkiem.
Jak wygląda rejestracja firmy?
Zasadniczo polega ona na wypełnieniu formularza CEIDG-1 i przesłaniu go elektronicznie do urzędu lub też – jeśli ktoś woli bardziej tradycyjnie – na wydrukowaniu go i dostarczeniu do urzędu gminy.
Na podanej wyżej stronie znajduje się właśnie ów formularz rejestracyjny. Należy go wypełnić wpisując swoje dane oraz podając informacje o zakładanej działalności gospodarczej m.in. jej klasyfikację według numeracji PKD (najlepiej wcześniej się z nią zapoznać i wyszukać odpowiednie numery). PKD to spis statystyczny – w założeniu – wszystkich wykonywanych działalności. Klasyfikację tę można znaleźć zarówno na stronie biznes.gov.pl, jak i na stronie Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) – link do ich wyszukiwarki PKD znajdziesz na tej podstronie. Aktualnie obowiązuje PKD 2007, natomiast są prowadzone konsultacje społeczne mające na celu przygotowanie PKD 2025.
Oczywiście przed przystąpieniem do rejestracji warto zastanowić się nad kilkoma kwestiami. W przypadku osób fizycznych nazwą firmy jest tak naprawdę imię i nazwisko przedsiębiorcy. Można jednak do imienia i nazwiska dodać jakiś wyraz lub grupę wyrazów funkcjonujących w języku lub samodzielnie stworzonych, z ograniczeniami wynikającymi z nazw prawnie zastrzeżonych, wyrazów uznanych za wulgarne oraz z rozsądku. Ten „dodatek” jest zmienialny, tzn. nie jest na zawsze przypisany do firmy. Tak jak można później zaktualizować wpis podając nowy numer rachunku bankowego czy adres, tak można również zmienić tę część nazwy firmy.
Jak już wspominałam, dobrze jest wcześniej przygotować sobie numery PKD; zastanowić się nad rodzajem opodatkowania oraz datą rozpoczęcia działalności. Data ta będzie miała znaczenie m.in. dla wysokości składek płaconych do ZUS za pierwszy miesiąc działalności, a także dla czasu rozpoczęcia biegu ulg w ich zapłacie – liczą się pełne miesiące. Jeśli np. założysz działalność 1 stycznia i wybierzesz ulgę 6-miesięczną, będzie ona obowiązywała do czerwca, jeśli założysz 2 stycznia, będzie obowiązywała do lipca.
Dodam jeszcze, że jeśli chcesz założyć działalność całkowicie zdalnie, musisz posiadać podpis kwalifikowany (płatny) lub podpisać się z poziomu Profilu Zaufanego (bezpłatnego, o czym poniżej).
Zarejestrować działalność można na kilka sposobów:
1. nie wychodząc z domu w 3 krokach:
krok 1: załóż nieodpłatnie profil zaufany na platformie ePUAP (więcej o profilu zaufanym na ePUAP można przeczytać tutaj),
krok 2: załóż i aktywuj konto w CEIDG,
krok 3: wypełnij wniosek CEIDG-1 online i podpisz go elektronicznie.
To wszystko. Ewentualnie możesz wybrać droższy sposób i zamiast podpisu przez Profil Zaufany, złożyć podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym (który jest płatny);
2. wypełniając wniosek CEIDG-1 online na stronie biznes.gov.pl bez posiadania konta (lub po jego założeniu), ale bez podpisywania elektronicznie – wtedy konieczne będzie wydrukowanie wniosku, podpisanie i złożenie w urzędzie dowolnej gminy (a zatem niekoniecznie gminie miejsca zamieszkania);
3. pobierając formularz CEIDG-1 ze strony biznes.gov.pl lub z gminy, wypełniając go ręcznie, podpisując i składając w gminie. W tym przypadku gmina przepisze go na wersję elektroniczną;
4. pobierając wniosek CEIDG-1 ze strony biznes.gov.pl, drukując go, wypełniając, podpisując i przesyłając listem poleconym do gminy. Ale: w tym przypadku podpis musi być potwierdzony notarialnie.
W przypadku wątpliwości związanych z rejestracją firmy można zadzwonić do telefonicznej informacji CEIDG – pod numer 801 055 088 lub też 22 765 67 32.
Jakie inne formularze muszę złożyć, żeby zarejestrować firmę?
Od dawna, bo od 1 lipca 2011 r. obowiązuje tzw. zasada jednego okienka, oznaczająca, że przedsiębiorca składa tylko formularz rejestracyjny CEIDG-1 w jeden ze sposobów wyżej opisanych. Dane z wypełnionego wniosku są automatycznie przekazywane do ZUS/KRUS, urzędu skarbowego i GUS. Nie wypełnia się zatem żadnych innych wniosków rejestracyjnych i nie „biega” po innych urzędach.
Jeśli chcesz zostać VAT-owcem oraz masz już nadany numer NIP, razem z formularzem CEIDG-1 możesz wypełnić i przesłać formularz rejestracyjny VAT-R. Pamiętaj jednak, że sprzedaż towarów i usług objętych podatkiem VAT będziesz mógł/mogła rozpocząć od następnego dnia po jego złożeniu.
Jeżeli nie masz jeszcze NIPu, twój wniosek o wpis do rejestru będzie jednocześnie wnioskiem o jego nadanie. Numer powinieneś otrzymać w ciągu jednego dnia roboczego (wtedy ewentualnie będziesz mógł złożyć VAT-R). Numer REGON jest także nadawany automatycznie, lecz w ciągu 7 dni. Ten numer będzie przydatny m.in. przy zakładaniu rachunku bankowego (banki często wymagają jego podania przy zakładaniu kont firmowych, co wymusza konieczność aktualizacji wniosku CEIDG po założeniu rachunku, gdyż nie ma możliwości jego założenia przed wpisem do rejestru).
Przydatne informacje podatkowe można znaleźć na tej podstronie Ministerstwa Finansów.
Co jeszcze warto wiedzieć zakładając firmę?
* Co to jest działalność nierejestrowana?
Jeśli chcesz prowadzić drobną działalność gospodarczą, dorabiając np. od czasu do czasu do emerytury, pensji, opieki nad małym dzieckiem czy dla własnej satysfakcji rozwijając swoje hobby, pamiętaj, że jest coś takiego jak działalność nierejestrowa, o której przeczytasz w tym artykule.
* Po co mi profil zaufany?
Zakładając firmę warto jednocześnie zarejestrować się na platformie ePUAP, która umożliwia założenie bezpłatnego profilu zaufanego. Profil ten jest metodą potwierdzania tożsamości w systemach elektronicznej administracji – to odpowiednik płatnego bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym. Konto w ePUAP przyda się więc nie tylko w założeniu firmy, ale również w późniejszych kontaktach z administracją.
* Gdzie jeszcze mogę poczytać o zakładaniu działalności?
Na stronie biznes.gov.pl oraz ceidg.gov.pl znajdują się przydatne informacje dotyczące m.in. wsparcia dla nowych firm, baza przedsiębiorców (która powinna być przez przedsiębiorców aktualizowana w przypadku zmiany danych, ale nie zawsze jest), wyszukiwarka kodów PKD (Polska Klasyfikacja Działalności), informacje o ulgach ZUSowskich i wyszukiwarka podatników VAT, czyli tzw. Biała lista podatników.
* Co to jest działalność regulowana?
Należałoby również sprawdzić czy działalność, którą chcemy prowadzić nie jest przypadkiem jedną z wielu rodzajów działalności regulowanych, czyli czy nie wymaga jakichś zezwoleń, licencji, koncesji lub uprawnień.
* Czy muszę mieć firmowy rachunek bankowy?
Po dokonaniu rejestracji dobrze jest jeszcze założyć firmowy rachunek bankowy. Teoretycznie dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą nie jest on wymagany, jednak pomaga lepiej zapanować nad finansami w firmie. Są także sytuacje, kiedy założenie go będzie konieczne, a mianowicie:
– dla podatników VAT – ze względu na publikowanie tego numeru na Białej liście podatników,
– dla firm dokonujących transakcji z mechanizmem podzielonej płatności.
Te dwa warunki powodują, że wiele firm „wpada” w obowiązek posiadania firmowego rachunku bankowego. Jeśli jednak chcecie korzystać z prywatnego, pamiętajcie, że musicie być jego jedynym właścicielem.